מדי שנה ארגון השחקנים העולמי FIFPRO מקיים כנס בו חובה לכל החברים להשתתף, כשבארגון חברות כיום 70 מדינות מכל העולם. הכנס הקרוב נקבע לבאלי, אינדונזיה בין 25 ל-29 בנובמבר, כאשר כל החברות מגיעות לארבעה ימים של עדכונים, הצבעות על נושאים חשובים, הרצאות ועוד.
נציגי ישראל מגיעים גם הם מדי שנה לאירוע והשנה אמורים להגיע שלושה נציגים, קארין סנדל (יו"ר ארגון השחקניות והשחקנים שהיא גם חברת ההנהלה העולמית של FIFPRO), ראש חטיבת הספורט בהסתדרות ונשיא הארגון הישראלי ניר אלון, ו-ורד פליטמן, סמנכ"לית הארגון. כבר בחודש יולי עם קבלת ההזמנה לכנס בבאלי נעשתה פנייה מטעם ישראל לארגון העולמי בבקשה לסיוע בהוצאת ויזה כדי להגיע לכנס.
במכתב ששלח ניר אלון לשר התרבות והספורט מיקי זוהר הוא הסביר שהנציגים הישראלים התבקשו להעביר מסמכים להפקת ויזה עסקית על בסיס הזמנה לכנס, ושלשם כך חברי המשלחת התבקשו להנפיק רשימה ארוכה של מסמכים באנגלית, כולל פירוט חשבונות בנק, קורות חיים, תמונות, כרטיסי טיסה, הזמנת מלונות, מסמכי הזמנה לכנס ועוד. משרד עורכי דין אינדונזי מונה כדי לסייע בעלות של 750 דולר לכל נציג.
חברי המשלחת הישראלית התבקשו לפני כשבועיים להביא שוב דוחות בנקאיים מעודכנים וסיפקו זאת. הטיפול בוויזה, כך טוען ניר אלון במכתבו, נמשך עד שנקבעה פגישה ביום שלישי האחרון (12.11) לנציגי הארגון האינדונזי ברשויות ההגירה כדי לבחון את קבלת הוויזה.
היום התקבל העדכון שהוויזה סורבה. הנימוק של האינדונזים היה שהוויזה סורבה מסיבות מסווגות ובטענה שלכל מדינה יש את הזכות לקבל או לדחות בקשות לוויזה ממדינות אחרות: "אנחנו מעריכים את הזמן והניסיון שהקדשתם כדי לבקש ויזה ומבקשים בכבוד את הבנתכם בנוגע לתוצאה הסופית", מסרו האינדונזים במכתבם.
ניר אלון ציין במכתבו שעובדת נוספת של הארגון העולמי שגרה כיום באמסטרדם נדרשה גם כן לוויזה, הגישה את המסמכים וקיבלה את הוויזה כבר ב-8.11. "אנחנו מאוד מאוכזבים שלא נוכל לקיים את חובתנו ולהגיע לכנס כל כך חשוב. אנחנו מאמינים שספורט הוא מעט לפוליטיקה, צריך לחבר אנשים ומדינות ולא להפריד", כתב ניר אלון.
אלון הוסיף במכתבו לזוהר: "כידוע לך, בשנה שעברה בעקבות סירוב אינדונזיה לארח את שחקני נבחרת ישראל במונדיאליטו, פיפ"א העבירה את המשחקים לארגנטינה. ערכים של סולידריות חשובים לנו כארגון וכספורטאים”. אלון סיים את מכתבו בבקשת סיוע ממיקי זוהר.
בהמשך פנה אלון גם לארגון השחקנים העולמי וביקש שכאקט של סולידריות יעבירו את הכנס, כאשר הזכיר שוב את מקרה המונדיאליטו ומסר לארגון העולמי שהוא מצפה ליחס דומה.