בצל המחלוקות וסימני השאלה סביב הפרויקט, הוועד האולימפי קיים הערב (ראשון) ישיבה שעסקה בהקמת בית הוועד האולימפי החדש. הדיון עסק בעיקרו בסוגיות משפטיות סביב הליך בחירת חברת האדריכלים לבניית הבניין בפתח תקווה, שאושרה בוועדה להקמת הבית האולימפי החדש ובוועדת ההתקשרויות. במהלך הישיבה מידי פעם גם היו ויכוחים על כך.
בדיון בכירי הוועד האולימפי ניסו לתווך לחברי ההנהלה כיצד התנהל ההליך ולהסביר שהכל היה תקין. לחברי ההנהלה סיפרו כי ההצעות הוגשו במעטפות סגורות במכרז סגור. בתחילה נקבעו קריטריונים לחיפוש האדריכלים והיו כעשרה משרדים שעמדו בדרישות שקבעה הוועדה. מתוך עשרת המשרדים, קבעו להם תנאי סף - ואז שלחו לשישה מהמשרדים שעמדו בהם בקשה להציע הצעות כדי לזכות בבניית הפרויקט הגרנדיוזי שעלותן מוערכת ב-50 מיליון שקלים. מתוך ששת המשרדים, בסופו של דבר היו ארבע הצעות שהתקבלו ומהם נבחר משרד אדריכלים אחד שעלות עבודתו מוערכת ב-3.6 מיליון שקלים.
נציג איגוד הג’ודו, עו”ד אריאל שפירא, שאל במהלך הדיון: “למה אתם מתעקשים שלא יהיה מכרז פתוח? עם מכרז ובלי מכרז, כולנו פה אחראים כדירקטורים. אם משהו לא תקין, מחר יגידו לי ‘אבל אתה הרמת את היד’. לכן אני שואל שאלה פשוטה, האם אפשר שנקיים מכרז? אותי לימדו שאיפה שיש ספק אין ספק. אם אתם לא רוצים, אז תגידו למה לא צריך מכרז”.
יעל ארד (חגי מיכאלי)גורמים מטעם הוועד האולימפי טענו כי אפשר להפעיל שיקול דעת במקרה הזה ויש לארגון סמכות לקבוע את סוג ההליך, אפילו לגבי מכרז סגור, והכל נבדק לפני קבלת החלטה. יו”ר הוועד האולימפי יעל ארד אמרה: “הכל מתועד, מלווה בייעוץ משפטי. מצאנו לנכון שהתהליכים ייעשו במכרז סגור”.
בשלב זה, מנכ”לית מרכז הפועל וחברת ועדת ההתקשרויות, כנרת צדף, הגיבה: “סליחה, אבל זו לא ההחלטה שהתקבלה. מעולם לא אישרתי לבחור אדריכל במכרז סגור”.
צדף, שהייתה צריכה לאשר את קבלת ההמלצה של ועדת הבית האולימפי החדש, במסגרת ועדת ההתקשרויות, טענה בפני הנוכחים בישיבת ההנהלה: “ביקשתי לעצור את ההליך כי בפעם האחרונה שנכחתי בישיבות לא נשלח החומר בזמן לוועדת ההתקשרויות. באותה ישיבה שהתבקשתי לאשר את האדריכל, הישיבה נקבעה לשעה שבע בערב וקיבלתי את החומר רק בשתיים בצהריים, וזה אחרי שביקשתי את החומרים בעצמי. זה לא בסדר”.
מנכ”ל הוועד האולימפי גילי לוסטיג אישר זאת אך ציין: “זה נכון שהחומר הגיע כמה שעות לפני הישיבה, אבל ועדת ההתקשרויות עשתה דיון והצבעה בישיבה אחרת שנערכה שבועיים אחר כך. התירוץ שהחומר לא הגיע יכול להיות פעם אחת, לא פעמיים. הישיבה השנייה נערכה שבועיים אחרי והחומר היה שם לפניכם כל הזמן הזה”.
גילי לוסטיג (חגי מיכאלי)בהמשך הדיון, חברי ההנהלה תהו האם זה תקין שיו”ר ועדת התקשרויות עו”ד סיגל אולפינר תרים יד בהצבעות על אישור המלצת ועדת הבית האולימפי החדש משום שבוועדה זו יושבת אחותה דברת אולפינר.
כנרת צדף, כך מתברר, לא הייתה בישיבת ועדת ההתקשרויות שאישרה את האדריכל וביקשה לדעת: “אם היו”ר לא הייתה יכולה להצביע ואני לא הגעתי לישיבת ועדת התקשרויות הזאת, איך התקבלה ההחלטה? אני רוצה לדעת כיצד נבחרו האדריכלים בוועדת הבית האולימפי? האם חברי הוועדה חתמו על נוהל ניגוד עניינים? ואיך התקבלו ההצעות, במכרזים או לא? סיגל אולפינר לא יכולה להצביע בגלל שאחותה יושבת בוועדה הממליצה ועו”ד גיל עטר אמר שאסור לה להצביע. הרי יש כללי מנהל תקין וניגוד עניינים, אז תסבירו איך התקבלה החלטה כזאת”.
בתגובה, היועץ המשפטי של הארגון, עו”ד גיל עטר, הכחיש זאת: “לא אמרתי את זה”. צדף העירה: “יכול להיות שאתם לא זוכרים מה היה? סליחה, אבל זה לא יכול להיות”.
כנרת צדף (אורי עשור)יעל ארד טענה: “יש הליכים מסודרים במקום הזה. יש פה שלושה עורכי דין שמתמחים בנושא הזה, הם בודקים הכל והם אף פעם לא הכשילו אותנו, להפך, תמיד נתנו לנו עצות טובות. כנרת, את ישבת בישיבה שבחרה את הפרויקטור ושם לא אמרת שלא צריך מכרז”.
גם חבר ההנהלה שמעון מזרחי אמר את דעתו: “למדנו שהיה מכרז סגור. לבוא ולהחתים אנשים על ניגוד עניינים? זה לא יאה לאנשים שעובדים פה בהתנדבות מלאה. להבנתי מה שהיה עד עכשיו היה תקין לחלוטין”.
שמעון מזרחי (אורן בן חקון)לחברי ההנהלה הובהר כי בכל אופן, כל החלטה שנוגעת לפרויקט מגיעה לאישור חברי ההנהלה, אפילו אם ועדת הבית האולימפי וגם ועדת ההתקשרויות כבר קיבלו החלטות, כך שאם חברי ההנהלה יבקשו מכרז פתוח בהליך - ייתכן וזה מה שיקרה בסופו של דבר. יעל ארד סיכמה: “אם יהיו קולות כאלה ואחרים נגד ההליך, זה אפילו לא עניין של הצבעה כן או לא. זה טוב לשאול ולשמוע ולהביע דעה, אבל אל תטילו דופי בחברינו”.
בסיום הדיון, לפי הודעת הוועד האולימפי: “הנהלת הוועד האולימפי החליטה לקדם את הקמת בית הוועד האולימפי ולהתקדם בבחירת יועצים ומומחים עבור בנייתו במתכונת שנעשתה עד כה”.